什麼是存證信函
一、存證信函其實就是「郵局存證信函」的簡稱，依郵政處理規則第34條第1項規定：「掛號信函交寄時，加付存證相關資費，依中華郵政公司規定方式繕寫，以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者，為存證信函。」可知，存證信函必定是掛號信函。雖說存證信函是掛號信函，但究竟是僅限於國內掛號信函（收件地址為國內地址），還是也包括國外掛號信函（收件地址為國外地址）呢？舊的郵政規則第99條本來僅限於國內收件地址，然郵局為因應客戶郵寄的需求，自西元2004年起，放寬可書寫國外地址向國外遞送存證信函，只是寄往國外的存證信函，內容仍應以中文書寫，並按一般國際出口「掛號函件」交寄，不過當寄達國沒有辦理回執業務時，則不得附回執[7]交寄。需注意的是，由於寄往國外的存證信函，係以掛號交寄，郵局固然能證明發信日期和內容，但是郵局並不能確保國外或我國法院是否認同其存證效力，而當未附回執交寄或回執未退時，郵局也不能確保這樣是否會影響到存證效果。

二、存證信函的功能
民法將意思表示分成「對話」與「非對話」。一般人在作意思表示時，固然可以用對話的方式，譬如面對面或打電話向對方表示訂購一批貨物，但如果涉及到日後訴訟需要舉證證明有無作過某一意思表示時，對話的方式常會發生口說無憑的窘境，因此「非對話」就成為首選的方式。
所謂「非對話」通常是以書面或信函表示，不過因為書面或一般信函的內容究竟為何以及其送達時間，並無第三人可以證明，而書面或信函的收件人有可能謊稱並未收到或者不知情，因此使用非對話為意思表示時，並不建議使用普通書面或一般信函，而應該使用存證信函，也就是透過郵局存證一份內容完全相同的副本，作為寄送以及內容的證明之用，日後如果有任何爭議或訴訟時，便可以存證信函做為證據，藉以證明我方（寄件人）確實有把想要通知的事項及內容告知對方（收件人），同時也可以證明寄件人何時發信、收件人何時收受，對時間上的證明相當明確而無法輕易撼動。
綜上所述，可知存證信函最主要的功能，就是「告知」（包括一般告知、催告、契約的解除、確定遵守時效等等）以及「證據保存」（作為證明之用）。

三、存證信函的處理程序
(一)到郵局購買存證信函或上網下載存證信函之檔案。
(二)繕寫（亦可用電腦打字）存證信函。原則上應備1式3份，以複寫或影印的方式皆可。若收件人有2人以上或有副本收件人時，則依收件人的人數增加存證信函的份數。繕寫完畢裝訂用印（寄件人之印章），若每份存證信函超過1頁，則需各頁之間以寄件人的印章加蓋騎縫章。
(三)繕寫信封。
(四)拿到郵局以雙掛號附回執寄送（附回執方可確定對方何時收到），郵局會將1份交由寄件人收執，1份則由郵局保存，其餘則寄給正本及副本收件人。
(五)若日後需要查閱存放在郵局的存證信函副本，只要到郵局填具申請書即可。但必須注意郵政處理規則第34條第2項及中華郵政股份有限公司郵務營業規章第116條的規定，留存在郵局的存證信函副本，郵局僅保存3年。